كيف تكتب خطاب النية لأي منحة؟ Motivational Letter

كيفية تكتب خطاب النية لأي منحة؟ Motivational Letter

يُعد خطاب النية أحد أهم العوامل الأساسية للقبول في المنح الدراسية، إذ أنه في أغلب الأحيان أهم من المعدل/المجموع الدراسي الذي حصلت عليه!

خطاب النية يستخدم عادة عند التقديم لجامعة أو مؤسسة أكاديمية، أو لمنظمة غير ربحية أو لفرصة تطوّع. بمعنى آخر تستخدم هذه الرسالة عند التقديم لفرص غير مدفوعة. ويتم خلالها توضيح سبب اهتمام المتقدّم بهذه الفرصة، دوافعه لاختيار هذا البرنامج الدراسي، أو الجامعة أو النشاط التطوّعي..الخ.

شروط خطاب النية

عند كتابة خطاب النية، يجب مراعاة توافر الشروط التالية فيها:

1- يجب أن تكون الرسالة مختصرة ومحدّدة، حيث يفضّل ألا يتجاوز طول الرسالة صفحة واحدة كحدّ أقصى.

2- يجب أن تتضمّن فقرة يعرّف فيها المتقدّم عن نفسه.

3- يجب أن يتمّ ذكر الدافع وراء التقديم لهذه الفرصة ( منحة دراسية ، فرصة تطوّع ، تدريب لدى منظمة غير ربحية…الخ) في الرسالة.

كيف تكتب خطاب النية؟

قبل البدء بكتابة خطاب النية، احرص على وضع مخطط جانبي لأهم النقاط التي يجب طرحها، والتي تشمل ما يلي:

الاسم والمعلومات الشخصية.
اسم المؤسسة التي تمّ التقديم لها مع ذكر عنوانها.
تاريخ إرسال الطلب.
الجملة الافتتاحية والتي تبدأ عادة بـ “السيد/ة المحترم” أو باللغة الإنجليزية: “Dear Sir/Madam”.
محتوى الرسالة، وسنتحدّث عنه بالتفصيل لاحقًا في المقال.
الجملة الاختتامية: “وتقبلوا فائق الاحترام” أو باللغة الإنجليزية: “Sincerely” مع ضرورة الانتباه إلى أنّ هناك بدائل عديدة لهذه الجملة باللغة الإنجليزية.
التوقيع.

محتوى خطاب النية

هناك طرق عديدة لكتابة محتوى خطاب النية، وسنذكر هنا طريقتين شائعتين لذلك، يمكنك استخدام ما تجده مناسبًا لك:

يمكنك تقسيم المحتوى إلى 3 فقرات رئيسية: مقدّمة، محتوى رئيسي، وخاتمة.
أو يمكنك تقسيم المحتوى إلى فقرات قصيرة يترواح عددها ما بين 3-7 فقرات مترابطة وتطرح أفكارًا متسلسلة ذات علاقة بالفرصة التي تقدّم لها. حاول أن تستخدم جملة إلى 3 جمل في كل فقرة.

أيًّا كانت الطريقة التي اخترتها لكتابة خطاب النية الخاصة بك، احرص على أن تدرج الأفكار التالية في رسالتك كونها ستساهم وبشكل كبير في تعزيز خطاب النية وزيادة فرص قرائتها وتأهلك لمرحلة المقابلة الشخصية:

1- عرّف بالمشكلة: بداية لابدّ من أن تدرك أمرًا مهمّا، وهو أن هذه الفرصة (منحة دراسية، فرصة تطوع..الخ) قد أتيحت لهدف معيّن، إمّا لحلّ مشكلة ما أو لزيادة عدد أعضاء فريق العمل أو طلاّب المؤسسة. لذا احرص بداية على أن تقرأ أكثر عن الجامعة أو المؤسسة التي تتقدّم إليها، ووضّح في رسالتك أنّك على دراية بالتحدّي أو المشكلة التي تواجه أصحاب هذه المؤسسة. وفي حال لم تجد أنّ هناك مشكلة ما يمكنك طرحها، فتحدّث في هذه الحالة عن فهمك العميق لرؤية المؤسسة. باختصار، أظهر اهتمامك بالمؤسسة التي تتقدّم لها.

2- قدّم حلاًّ: بما أنّ المؤسسة تواجه تحدّيًا أو مشكلة ما، فعليك إذن أن تقدّم حلاًّ، والحلّ في هذه الحالة هو “أنت”… احرص على أن تذكر كيف أنّ مهاراتك، خبراتك، سيرتك الأكاديمية والمهنية ستساهم في حلّ المشكلة، أو إضافة قيمة مميزة للمؤسسة. اذكر جميع الميزات التي ستقدّمها في حال تمّ قبولك.

3- كما هو الحال مع المقدّمة، فالخاتمة ذات أهمية كبرى أيضًا. إذ يجب أن تعطي الخاتمة انطباعًا بالثقة، الكفاءة والاهتمام بالمؤسسة. يمكن أن تختم رسالتك بجملة مثل: “يشرّفني أن أعرف أكثر عن القسم “كذا” في مؤسستكم وإنه لمن دواعي سروري أن أعلم كيف يسعني المساعدة في تطويره” وبالإنجليزية: “I would love to find out more about the X department/company and how could I help as fast as possible.” من خلال التركيز على هذه النقاط الثلاثة في رسالتك، فأنت تعبّر عن مدى شغفك بالانضمام للمؤسسة واهتمامك بأن تكون جزءًا منها، كلّ ذلك، دون أن تعبّر عن الأمر صراحة.

بعد الانتهاء من كتابة الرسالة، احرص على تدقيقها لغويًا وتصحيح ما ورد فيها من أخطاء إن وجدت، ثمّ اجعل شخصًا آخر يقرؤها قبل أن ترسلها، حيث أنّه من الجيد دائماً أخذ النصيحة من أشخاص آخرين قاموا بكتابة خطاب النية في السابق، إذ بإمكانهم مساعدتك على صياغتها بشكل لائق وتذكيرك بالمعلومات التي يجب إضافتها والتي ربما نسيتها.